Toda empresa que tenga uno o más trabajadores deberá registrar las planillas de pago. Las planillas de pago son un registro contable que brindan elementos que permiten demostrar, de manera transparente, ante la autoridad competente, la relación laboral del trabajador con la empresa, su remuneración y los demás beneficios que se le pagan.

 

Se deben conservar las planillas de pago, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes, hasta cinco años después de efectuado el pago. Estos registros pueden ser llevados de forma física (libros u hojas sueltas) o de forma virtual.

 

Están obligados a llevar el registro de planillas en libros y/o hojas sueltas las personas naturales con negocio con un máximo de 3 tres trabajadores, para ello deben solicitar la autorización en el Ministerio del Trabajo y Promoción del Empleo – MTPE (LIMA) y/o en las Direcciones Regionales del Trabajo y Promoción del Empleo de cada región, según corresponda.

 

Se debe registrar a todo trabajador sujeto al régimen laboral de la actividad privada, dentro de las 72 horas de inicio de la prestación de servicios.

 

Para solicitar la autorización de planillas de pago en libros y/o hojas sueltas al MTPE, se deberá presentar:

 

• Solicitud Dirigida al Representante de la Dirección Regional de Trabajo y Promoción del Empleo (Regiones) y MTPE para Lima.
• Libro sus hojas sueltas a ser autorizadas, debidamente numeradas.
• Copia del comprobante de información registrada conteniendo el Registro Único de Contribuyentes – RUC.
• Constancia de Pago de la tasa correspondiente. La tasa depende de la Dirección Regional de Trabajo y Promoción del empleo correspondiente de cada Región.

 

Las MyPES deberán adjuntar: Constancia del Registro Nacional de Micro y Pequeñas empresas (REMYPE)

Las personas jurídicas y las personas naturales con más de 3 trabajadores llevarán su registro través de medios electrónicos, presentado mensualmente a través del medio informático desarrollado por la SUNAT “PLANILLA ELECTRONICA”, en el que se encuentra registrada la información de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, prestador de servicios – modalidad formativa, personal de terceros y derechohabientes de la empresa, ya que:

 

• Es una obligación laboral formal.
• Es una obligación de periodicidad mensual.
• Sustituye a las planillas de pagos y remuneraciones, que son llevadas en libros.
• No requiere ser autorizada por la Autoridad Administrativa de Trabajo; se remite directamente a través de aplicativo informático descargado del portal de la SUNAT y el MTPE, hojas sueltas o micro formas.
• Su llevado hace que se considere cumplida la obligación establecida en el artículo 48° de la Ley Nº 28518, referida a la inscripción de los beneficiarios de las diferentes modalidades formativas mediante un libro especial y la autorización de éste por el MTPE.
• Su presentación declarando los establecimientos en los que se desarrollan actividades de riesgo, permite cumplir la obligación de inscripción ante la Autoridad Administrativa de Trabajo de las entidades empleadoras que desarrollan actividades de alto riesgo, a que se refiere el artículo 87 del Reglamento de la Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud, aprobado por Decreto Supremo Nº 009-97-SA.

 

Deberán llevar un registro virtual de las planillas (planilla electrónica).

 

• Las personas jurídicas.
• Las personas naturales que cumplan con alguno de los siguientes supuestos:
• Cuenten con más de tres (3) trabajadores.
• Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios y/o personal de terceros.
• Cuenten con uno (1) o más trabajadores o pensionistas que sean asegurados obligatorios del Sistema Nacional de Pensiones.
• Cuando estén obligados a efectuar alguna retención del Impuesto a la Renta de cuarta o quinta categoría.
• Tengan a su cargo uno (1) o más artistas, de acuerdo con lo previsto en la Ley Nº 28131.
• Hubieran contratado los servicios de una Entidad Prestadora de Salud – EPS u otorguen servicios propios de salud conforme lo dispuesto en la Ley N° 26790, normas reglamentarias y complementarias.
• Hubieran suscrito con el Seguro Social de Salud – EsSalud un contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
• Gocen de estabilidad jurídica y/o tributaria.
• Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios – modalidad formativa

 

Según el Texto Único de Procedimientos Administrativos(-TUPA MYPE (Oficio N° 399-2003-MTPE/DM)